¿Por qué implementar una política de viajes corporativa?
En un mundo empresarial cada vez más globalizado, gestionar los desplazamientos profesionales se ha convertido en un reto estratégico. Contar con una política de viajes bien estructurada es clave para asegurar el buen desarrollo de las misiones, controlar los costes y proteger a los empleados. Esta guía le proporcionará los elementos esenciales para definir una política de viajes adaptada a las necesidades de su organización. Al establecer directrices claras, podrá mejorar la experiencia del viajero, garantizar su seguridad y asegurar el cumplimiento normativo.
Optimice los gastos de viaje
En un entorno económico exigente, reducir los costes de desplazamiento se vuelve una prioridad. Una política de viajes clara permite controlar el presupuesto sin comprometer el confort del personal. Establezca qué gastos cubre la empresa y fije límites para cada tipo de gasto.
Colaborar con socios estratégicos, como aerolíneas y cadenas hoteleras que ofrecen tarifas preferenciales, puede representar un gran ahorro. Negocie acuerdos corporativos y utilice Sistemas de gestión de viajes para facilitar el seguimiento de los costes y comparar precios de forma eficiente.
Incorpore herramientas digitales de gestión de viajes. Estas aplicaciones permiten controlar en tiempo real los gastos y facilitan los ajustes si es necesario. Además, garantizan una mayor transparencia y eficiencia en la gestión de los viajes.
Comunique claramente la política a sus empleados. Sensibilícelos sobre la importancia de seguir las normas y anímelos a elegir opciones económicas, como el transporte público. El compromiso del equipo es esencial para lograr una optimización real del presupuesto de viajes.
Estandarice sus procedimientos
Estandarizar los procedimientos de viaje mejora la coherencia en la gestión de desplazamientos. Una política bien definida proporciona claridad en la aprobación y reserva de viajes, y en la elección de proveedores.
La integración de plataformas de gestión facilita la planificación y permite un mejor control de los desplazamientos. Estas herramientas ayudan a identificar desviaciones de la política y actuar con rapidez.
Es importante mantener informados a los empleados. Comparta las actualizaciones, ofrezca formación sobre el uso de las plataformas y detalle el proceso de reembolso. Esto reduce errores y mejora la eficiencia.
Establezca un protocolo para el informe posterior al viaje. Anime a sus empleados a compartir comentarios y sugerencias. Esto permite adaptar la política a las necesidades reales y aumentar la satisfacción del viajero.
Incluya medidas claras de prevención de riesgos laborales y protocolos de seguridad internacional, conforme a la normativa de prevención vigente. Proporcione información útil y contactos de emergencia para garantizar la tranquilidad de sus colaboradores en todo momento.
Proteja a sus empleados : la importancia del seguro de viaje
La seguridad del personal debe ser una prioridad en cualquier política de viajes corporativa. Un seguro de viaje especializado es indispensable para cubrir los riesgos médicos, logísticos o legales en el extranjero.
Los costes sanitarios en algunos países pueden ser muy elevados. Por eso, una póliza internacional debe incluir consultas médicas, hospitalización, urgencias y tratamientos específicos, además del repatriamiento sanitario, un servicio esencial ante accidentes graves o enfermedades que requieren el regreso al país de origen.
También es clave prever imprevistos como cancelaciones, interrupciones o retrasos de viaje. Un seguro adecuado cubre estos incidentes, así como la pérdida o el robo de equipaje, reduciendo el estrés para los viajeros.
Además, contar con asistencia disponible 24/7 marca una gran diferencia. Los empleados deben poder contactar con un responsable en cualquier momento, sin importar su localización o zona horaria.
No olvide incluir la Responsabilidad civil internacional, que protege a los empleados en caso de causar daños a terceros. Esta garantía refuerza la protección legal y demuestra el compromiso de la empresa con el bienestar de su equipo.
Cabe recordar que las tarjetas bancarias o seguros personales no suelen cubrir desplazamientos profesionales prolongados ni zonas de riesgo. Por eso, contratar un seguro profesional especializado es fundamental. Asegúrese de que los empleados comprendan su cobertura, tengan todos los documentos necesarios y los contactos de emergencia a mano.
Asegúrese de que la póliza contratada cumple con las disposiciones establecidas en la Ley del Contrato de Seguro (Ley 50/1980), especialmente en lo relativo a la información previa y las garantías excluidas.
Evalúe y ajuste su política regularmente
Una política de viajes eficaz requiere seguimiento y revisión constante. Analice los datos y comentarios tras cada viaje para detectar oportunidades de mejora.
Adapte la política a la evolución del mercado y a las expectativas de sus equipos. Puede que necesite renegociar acuerdos con proveedores o ajustar los presupuestos.
Involucre a los empleados en el proceso. Sus sugerencias permiten identificar obstáculos y oportunidades no detectadas por la dirección. Fomente la retroalimentación activa.
Verifique también que su política cumpla con las leyes locales e internacionales aplicables a los viajes de negocios. Asegurar el cumplimiento legal es clave para proteger a la empresa y a los empleados.
Actualice su estrategia con herramientas tecnológicas que faciliten la gestión y reduzcan los costes. Estas soluciones permiten ganar en agilidad, seguridad y RGPD (GDPR) : Verifique también el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en lo relativo al tratamiento de datos personales derivados de los viajes.
Conclusión: más allá del ahorro, una protección esencial
Una política de viajes eficaz no solo busca reducir costes, sino también cumplir con los estándares legales, reducir el riesgo operativo y garantizar la protección jurídica y sanitaria de los empleados.
Acompañar a sus empleados también es protegerlos
Como corredores de seguros especializados en movilidad internacional, ayudamos a las empresas a integrar soluciones de protección desde la fase de diseño de su política de viajes. Cada desplazamiento implica riesgos médicos, jurídicos o logísticos. Nuestra misión es ayudarle a anticiparlos con garantías claras, adaptadas a sus necesidades. Nuestro compromiso: permitirle enviar a su equipo al terreno con total confianza.
