{"id":17757,"date":"2018-08-03T10:37:38","date_gmt":"2018-08-03T08:37:38","guid":{"rendered":"https:\/\/ambrelia.com\/?p=17757"},"modified":"2024-10-08T07:03:29","modified_gmt":"2024-10-08T07:03:29","slug":"6-conseils-organiser-deplacement-professionnel-etranger-accroc","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ambrelia.com\/fr\/2018\/08\/6-conseils-organiser-deplacement-professionnel-etranger-accroc\/","title":{"rendered":"6 conseils pour organiser un d\u00e9placement professionnel \u00e0 l’\u00e9tranger sans accroc"},"content":{"rendered":"

Aujourd\u2019hui, organiser un d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger<\/strong> est plus facile qu\u2019hier. En utilisant les bons outils vous devriez pouvoir faire en sorte que le d\u00e9placement professionnel se passe sans tracas. Voici quelques conseils \u00e0 suivre pour que le voyage se d\u00e9roule dans les meilleures conditions.<\/p>\n

1. Planifiez<\/h2>\n

Si l\u2019on ne vous a pas d\u00e9j\u00e0 donn\u00e9 de budget d\u00e9fini, d\u00e9terminez le co\u00fbt acceptable d\u2019organisation du d\u00e9placement global ou du co\u00fbt par collaborateur. Cela implique de bien v\u00e9rifier o\u00f9 se situent les rencontres professionnelles, le meeting ou les conf\u00e9rences, les pr\u00e9f\u00e9rences et contraintes de chacun avant de proc\u00e9der \u00e0 toutes r\u00e9servations. Rien ne doit \u00eatre laiss\u00e9 au hasard : les d\u00e9parts pr\u00e9cipit\u00e9s sont \u00e0 bannir<\/strong> pour garantir le respect des contraintes budg\u00e9taires, le bien-\u00eatre et la protection des collaborateurs.<\/p>\n

2. Proc\u00e9dez aux r\u00e9servations<\/h2>\n

Apr\u00e8s avoir v\u00e9rifi\u00e9 les dates de validit\u00e9 des documents d\u2019identit\u00e9 et autres passeports, vous pouvez proc\u00e9der aux r\u00e9servations de transports. Nous avons s\u00e9lectionn\u00e9 quelques outils pour vous aider \u00e0 acheter aux meilleurs co\u00fbts et qualit\u00e9.<\/p>\n

Afin de d\u00e9terminer le bon prix d\u2019un vol<\/strong>, Algofly<\/a><\/strong> vous propose de suivre l’\u00e9volution des prix de vos billets d’avion \u00e0 travers un graphique de suivi personnel. Soyez averti lorsque le tarif est au plus bas gr\u00e2ce aux alertes.<\/p>\n

C\u00f4t\u00e9 transport, la startup Travelys<\/a><\/strong> offre un service de r\u00e9servation des d\u00e9placements profession<\/strong>nels\u00a0\u00e0 l’\u00e9tranger simple et peu co\u00fbteux. C\u2019est \u00e9galement le moment de penser \u00e0 la r\u00e9servation de la voiture de location ou du v\u00e9hicule avec chauffeur. V\u00e9rifiez les diff\u00e9rents services disponibles. Selon le pays, les services VTC, les services de taxis, les soci\u00e9t\u00e9s sp\u00e9cialis\u00e9s, ou les transports en commun sont plus ou moins avantageux.<\/p>\n

3. Informez<\/h2>\n

Pour faciliter l\u2019organisation de vos collaborateurs en d\u00e9placement professionnel \u00e0 l’\u00e9tranger, pr\u00e9parez les informations utiles dans des dossiers sp\u00e9cifiques : en version papier et\/ou en version digitale accessible depuis un ordinateur ou un smartphone. Vous y conserverez toutes les documents utiles li\u00e9s aux diff\u00e9rentes r\u00e9servations effectu\u00e9es, ainsi que tous les contacts utiles lors du d\u00e9placement. Ainsi, ces donn\u00e9es pourront \u00eatre consult\u00e9es \u00e0 tout moment.<\/strong><\/p>\n

Selon le pays de destination, communiquez \u00e0 vos salari\u00e9s les conditions de s\u00e9curit\u00e9 actuelles et les menaces \u00e9ventuelles sur place.<\/p>\n

4. Pr\u00e9venez et prot\u00e9gez<\/h2>\n

V\u00e9rifiez les obligations de l\u2019employeur concernant les protections des collaborateurs.
\nRenseignez-vous concernant la liste des vaccins<\/a><\/strong> \u00e0 effectuer si le d\u00e9placement a lieu dans un pays dans lequel s\u00e9vissent certaines maladies graves.<\/p>\n

L\u2019employeur est tenu, au terme de l\u2019article L. 4121-1 du code du travail, de prendre \u00ab les mesures n\u00e9cessaires pour assurer la s\u00e9curit\u00e9 et prot\u00e9ger la sant\u00e9 physique et mentale des travailleurs \u00bb \u00e0 l\u2019\u00e9tranger comme en France.<\/p>\n

Renseignez-vous \u00e9galement concernant les solutions d\u2019assurances<\/a><\/strong> li\u00e9es \u00e0 la mobilit\u00e9 des salari\u00e9s \u00e0 l\u2019\u00e9tranger. Il est important de d\u00e9finir une strat\u00e9gie de pr\u00e9vention des risques et de pr\u00e9voir un plan de gestion de crises afin de communiquer avec vos salari\u00e9s en cas d\u2019\u00e9v\u00e9nement grave : catastrophe naturelle, attentat, probl\u00e8me m\u00e9dical, etc.<\/p>\n

5. Accompagnez<\/h2>\n

Inscrivez le d\u00e9placement dans l\u2019agenda commun du personnel de la soci\u00e9t\u00e9. Vous \u00e9viterez ainsi qu\u2019un rendez-vous ou une \u00e9ch\u00e9ance ne soit pr\u00e9vu durant cette p\u00e9riode. Vous pouvez pr\u00e9parer des notes sur les diff\u00e9rences culturelles<\/strong> du pays dans lequel se rend votre collaborateur mais aussi une liste de restaurants \u00e0 proximit\u00e9 des lieux importants du d\u00e9placement.<\/p>\n

Pour g\u00e9rer les notes de frais<\/strong>, N2F<\/a> a con\u00e7u une application pens\u00e9e pour organiser un d\u00e9placement professionnel \u00e0 l’\u00e9tranger. Elle dispose d\u2019un mode hors connexion et d\u2019un syst\u00e8me de conversion automatique dans 170 devises selon le taux de change de r\u00e9f\u00e9rence.<\/p>\n

6. S\u00e9curisez<\/h2>\n

Invitez vos collaborateurs \u00e0 sauvegarder leurs donn\u00e9es<\/strong> avant le d\u00e9part, et \u00e0 faire le tri des informations transport\u00e9es pour ne garder que celles qui sont utiles et peu confidentielles. Il est \u00e9vident que les connexions internet sur des r\u00e9seaux publics sont \u00e0 \u00e9viter. Vous pouvez leur envoyer un guide des bonnes pratiques pour \u00e9viter tout d\u00e9sagr\u00e9ment \u00e0 ce sujet.<\/p>\n

Sensibilisez sur l\u2019importance de la continuit\u00e9 des affaires et des projets, imposez une bonne pr\u00e9paration et des outils ad\u00e9quats pour renforcer la r\u00e9silience de l\u2019entreprise face \u00e0 des impr\u00e9vus. Les cons\u00e9quences peuvent co\u00fbter cher<\/strong>\u00a0(retard, p\u00e9nalit\u00e9s, insatisfaction client, etc.).<\/p>\n

Notre dernier conseil pour garantir un d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger en toute s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 est de garder un contact fr\u00e9quent avec votre collaborateur. Assurez vous que tout se passe bien, car de cela d\u00e9pend la r\u00e9ussite du projet li\u00e9 \u00e0 ce d\u00e9placement.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Aujourd\u2019hui, organiser un d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger est plus facile qu\u2019hier. En utilisant les bons outils vous devriez pouvoir faire en sorte que le d\u00e9placement professionnel se passe sans tracas. Voici quelques conseils \u00e0 suivre pour que le voyage se d\u00e9roule dans les meilleures conditions. 1. 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