Aujourd’hui, organiser un déplacement professionnel à l’étranger est plus facile qu’hier. En utilisant les bons outils vous devriez pouvoir faire en sorte que le déplacement professionnel se passe sans tracas. Voici quelques conseils à suivre pour que le voyage se déroule dans les meilleures conditions.
1. Planifiez
Si l’on ne vous a pas déjà donné de budget défini, déterminez le coût acceptable d’organisation du déplacement global ou du coût par collaborateur. Cela implique de bien vérifier où se situent les rencontres professionnelles, le meeting ou les conférences, les préférences et contraintes de chacun avant de procéder à toutes réservations. Rien ne doit être laissé au hasard : les départs précipités sont à bannir pour garantir le respect des contraintes budgétaires, le bien-être et la protection des collaborateurs.
2. Procédez aux réservations
Après avoir vérifié les dates de validité des documents d’identité et autres passeports, vous pouvez procéder aux réservations de transports. Nous avons sélectionné quelques outils pour vous aider à acheter aux meilleurs coûts et qualité.
Afin de déterminer le bon prix d’un vol, Algofly vous propose de suivre l’évolution des prix de vos billets d’avion à travers un graphique de suivi personnel. Soyez averti lorsque le tarif est au plus bas grâce aux alertes.
Côté transport, la startup Travelys offre un service de réservation des déplacements professionnels à l’étranger simple et peu coûteux. C’est également le moment de penser à la réservation de la voiture de location ou du véhicule avec chauffeur. Vérifiez les différents services disponibles. Selon le pays, les services VTC, les services de taxis, les sociétés spécialisés, ou les transports en commun sont plus ou moins avantageux.
3. Informez
Pour faciliter l’organisation de vos collaborateurs en déplacement professionnel à l’étranger, préparez les informations utiles dans des dossiers spécifiques : en version papier et/ou en version digitale accessible depuis un ordinateur ou un smartphone. Vous y conserverez toutes les documents utiles liés aux différentes réservations effectuées, ainsi que tous les contacts utiles lors du déplacement. Ainsi, ces données pourront être consultées à tout moment.
Selon le pays de destination, communiquez à vos salariés les conditions de sécurité actuelles et les menaces éventuelles sur place.
4. Prévenez et protégez
Vérifiez les obligations de l’employeur concernant les protections des collaborateurs.
Renseignez-vous concernant la liste des vaccins à effectuer si le déplacement a lieu dans un pays dans lequel sévissent certaines maladies graves.
L’employeur est tenu, au terme de l’article L. 4121-1 du code du travail, de prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » à l’étranger comme en France.
Renseignez-vous également concernant les solutions d’assurances liées à la mobilité des salariés à l’étranger. Il est important de définir une stratégie de prévention des risques et de prévoir un plan de gestion de crises afin de communiquer avec vos salariés en cas d’événement grave : catastrophe naturelle, attentat, problème médical, etc.
5. Accompagnez
Inscrivez le déplacement dans l’agenda commun du personnel de la société. Vous éviterez ainsi qu’un rendez-vous ou une échéance ne soit prévu durant cette période. Vous pouvez préparer des notes sur les différences culturelles du pays dans lequel se rend votre collaborateur mais aussi une liste de restaurants à proximité des lieux importants du déplacement.
Pour gérer les notes de frais, N2F a conçu une application pensée pour organiser un déplacement professionnel à l’étranger. Elle dispose d’un mode hors connexion et d’un système de conversion automatique dans 170 devises selon le taux de change de référence.
6. Sécurisez
Invitez vos collaborateurs à sauvegarder leurs données avant le départ, et à faire le tri des informations transportées pour ne garder que celles qui sont utiles et peu confidentielles. Il est évident que les connexions internet sur des réseaux publics sont à éviter. Vous pouvez leur envoyer un guide des bonnes pratiques pour éviter tout désagrément à ce sujet.
Sensibilisez sur l’importance de la continuité des affaires et des projets, imposez une bonne préparation et des outils adéquats pour renforcer la résilience de l’entreprise face à des imprévus. Les conséquences peuvent coûter cher (retard, pénalités, insatisfaction client, etc.).
Notre dernier conseil pour garantir un déplacement professionnel à l’étranger en toute sérénité est de garder un contact fréquent avec votre collaborateur. Assurez vous que tout se passe bien, car de cela dépend la réussite du projet lié à ce déplacement.
