La politique voyage d’entreprise (PVE) est un document faisant office de règlement intérieur quant à l’organisation des voyages professionnels de vos collaborateurs.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, grand groupe ou PME, la politique voyage définit les règles relatives au confort du salarié envoyé en mission ainsi qu’à la préparation du voyage.
En somme, il s’agit d’un cadre officiel destiné à cadrer et rationaliser les dépenses de votre entreprise. Comment établir une politique voyage réussie et adaptée à vos collaborateurs ?
Pourquoi la PVE ?
Donnez à vos collaborateurs la raison de l’existence de votre politique voyage d’entreprise. Quelle est votre ligne directrice ? Quels sont vos objectifs ? Quelques justifications :
- Minimiser les possibles dérives
- Rationaliser les frais d’entreprise
- Faciliter les démarches de réservation et de prise en charge auprès des organismes
- Assurer la sécurité de vos collaborateurs
- Garantir le bien être et le confort de vos collaborateurs
A savoir que la PVE est un facteur primordial dans la prise de décision de vos collaborateurs. Si une PVE stricte permet de limiter les excès budgétaires, une PVE plus souple sera mieux acceptée.
ll s’agit pour vous de trouver le juste équilibre en fonction de l’identité de votre entreprise et du nombre de salariés envoyés en mission à l’étranger.
Que doit comprendre la PVE ?
La politique voyage doit énoncer de manière exhaustive les caractéristiques des déplacements professionnels dans votre entreprise, comme par exemple le temps de travail et le temps personnel. Quelques paramètres essentiels dont vous devez faire mention explicite et détaillée :
- La couverture des frais : les frais de déplacement accordés à votre collaborateur sont à l’origine destinés à couvrir les dépenses liées à sa mission professionnelle.
- Les réservations : qu’il s’agisse des transports, des hôtels ou encore de la location de véhicules une fois sur place. La réservation doit aussi comprendre l’utilisation d’autres transports (taxis, VTC)
- Les repas : la plupart des entreprises se basent aujourd’hui sur une formule journalière (petit-déjeuner, déjeuner, souper) et établissent un règlement quant à la consommation des boissons alcoolisées.
- Les équipements : en fonction de la nature de sa mission, votre collaborateur peut être amené à faire usage d’un matériel particulier prêté par votre entreprise.
- La sécurité : quelles sont les bonnes pratiques à respecter en termes de sécurité personnelle et matérielle ? Les recommandations peuvent différer selon le territoire.
- La demande de remboursement : ce dernier doit être facilité pour votre collaborateur, qui se devra en échange de garder toute preuve de dépenses relatives à sa mission (notes de frais)
- Les assurances : de quelle couverture votre collaborateur peut-il bénéficier ? Tout dépendra de la durée de sa mission.
Quelles libertés accorder aux collaborateurs ?
Comme énoncé précédemment, une politique voyage trop stricte peut dissuader votre collaborateur d’accepter la mission.
A titre d’exemple, si les conditions de réservation quant à l’hébergement ne sont pas assez souples aux yeux d’un de vos collaborateurs, accordez-lui de l’autonomie. Fixez un budget à ne pas dépasser et laissez-le choisir lui même le lieu où il souhaite être logé durant sa mission.
Afin de prévenir toute dérive, il peut être judicieux d’inclure une clause concernant les excès budgétaires et/ou le non-respect de votre PVE. Quelles seront les conséquences pour vos collaborateurs ?
En outre, votre PVE doit correspondre à votre culture d’entreprise.
Une fois votre politique voyage d’entreprise rédigée, il s’agit de la diffuser auprès de vos collaborateurs sur une plateforme interne à l’entreprise.
La PVE doit être consultable à tout moment et son existence rappelée en cas de proposition de mission. Enfin, encouragez vos collaborateurs à communiquer leurs retours vis-à-vis de ce règlement, afin de l’adapter au mieux à leurs attentes.
