Selon le site de l’URSSAF, un salarié est en grand déplacement s’il est dans l’incapacité de regagner son domicile chaque jour après le travail.
D’autre part, une indemnisation liée à ses frais sur place, pour couvrir ses besoins est requise. Cette indemnité est valable pour les déplacements à l’étranger.
Dans quelle situation un collaborateur est-il “en grand déplacement” ? Comment fonctionnent les indemnités et quel est le traitement des dépenses prises en charge ? Quelles sont les conditions de versement des indemnités en fonction des territoires ?
En quoi consiste un déplacement professionnel
Un déplacement professionnel (en France métropolitaine ou à l’étranger) consiste en une mission qui remplit certaines conditions.
D’une part, l’employé passe moins de 3 mois en déplacement et/ou passe 180 jours par an hors-France métropolitaine.
Dans le cas où ces conditions ne sont pas remplies, il s’agit alors d’une expatriation ou d’un détachement. Ces cas n’impliquent pas la même prise en charge.
Dans tous les cas, une mission professionnelle se prépare, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’un grand déplacement. Dans l’idéal, on fournit l’information et les conditions de la mission à l’avance afin que le collaborateur puisse se préparer.
La situation de grand déplacement
L’indemnité de déplacement à l’étranger couvre des dépenses supplémentaires éventuelles. Par exemple, le logement, la nourriture, le transport.
On l’accorde à un salarié en déplacement à l’étranger, en France métropolitaine ou en Outre-mer.
Un collaborateur qui se retrouve dans l’incapacité présumée de rejoindre son domicile pour des raisons professionnelles est considéré en situation de grand déplacement. Pour cela, deux conditions :
- Le salarié doit se trouver à distance égale ou supérieure à 50km de son domicile (pour le trajet à l’aller)
- Le salarié doit se trouver à au moins 1h30 de son domicile en transports en commun
Si on envoie un collaborateur en déplacement à l’étranger, collaborateur est (territoires incluant l’Outre-mer) il réunit normalement ces conditions. Si on l’envoie en France métropolitaine ou en déplacement frontalier (Suisse, Belgique, Italie, etc), il se peut qu’il ne remplisse pas les conditions requises.
Aussi, son employeur devra justifier de son incapacité à regagner son domicile avec des circonstances factuelles, comme les horaires de transports en commun, par exemple.
En outre, un salarié qui se retrouve dans l’incapacité présumée de rejoindre son domicile à cause de ses conditions de travail peut bénéficier de l’indemnité de déplacement à l’étranger.
Sur quoi se fonde l’indemnité de déplacement à l’étranger ou en France ?
Tout dépend de la localisation et la durée du déplacement : l’indemnisation de grand déplacement peut se faire sur la base de frais réels ou sur la base d’une indemnité forfaitaire.
Pour un déplacement en France métropolitaine
Le remboursement peut se faire sur une base d’allocations forfaitaires (pour les frais de repas) ou sur la base du réel (pour le logement/petit déjeuner). L’employeur peut également opter pour une combinaison des deux modes.
Un barème spécial, tenant en compte de la différence de prix des logements entre la région parisienne et le reste du territoire est consultable ici.
En effet, les départements de l’Île de France, des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val de Marne présentent par exemple un coût de l’immobilier plus élevé qu’en province.
D’autre part, les montants applicables le sont pour une durée de 3 mois de déplacement continue ou discontinue. Au delà de cette durée, les montants applicables subissent un abattement de 15% dès 90 jours consécutifs et de ensuite de 30% au bout de 24 mois.
Pour un déplacement hors France-métropolitaine
“Les remboursements de frais de restauration et de logement sont exclus de l’assiette des cotisations ( ou base de calcul) sans limite de montant, à concurrence du montant des dépenses justifié par la production de factures” (URSSAF)
Pour les grands déplacement à l’étranger, l’employeur combine deux modes d’indemnisation et rembourse ainsi les frais réels justifiés par le salarié et les frais de repas sur la base d’un forfait.
Pour un salarié en grand déplacement à l’étranger, l’indemnité journalière se calcule en fonction du pays de destination.
Certaines conditions particulières s’appliquent par exemple pour les départements en Outre-Mer :
- Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-Et-Miquelon ; l’indemnisation forfaitaire journalière s’élève à 90 €
- Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française ; l’indemnisation allouée s’élève à 120€
En cas de logement gratuit ou de repas pris en charge par des tiers, les montants peuvent subir une réduction notable (voir site de l’URSSAF)
Nota bene : L’indemnité journalière accordée à un salarié ne peut ne peut excéder l’indemnité journalière de mission temporaire à l’étranger des personnels civils de l’Etat.
Quelles conditions particulières pour l’indemnité de déplacement à l’étranger ?
L’indemnisation des frais professionnels liés à de grands déplacements peut se faire sur deux modes. D’une part, la base des frais réellement engagés. D’autre part, sur la base d’une indemnité forfaitaire. Le tout, avec justificatifs.
Tout dépendra ensuite de la localisation et la durée du déplacement.
Dans le cas de l’indemnisation forfaitaire, le montant fixé constitue les limites d’exonération admises par l’URSSAF. Si les indemnités versées sont supérieures aux limites d’exonération, deux cas de figure sont possibles :
- En l’absence de justification factuelles de l’employeur ; l’indemnisation est un complément de rémunération. Elle est donc, réintégrée dans la base de calcul.
- Si l’employeur est en mesure de justifier l’indemnisation avec des circonstances de fait (documents justificatifs à l’appui), on exclue la partie excédentaire de la base de calcul.
Nota bene : Les indemnités versées par l’entreprise ne sont pas soumises aux cotisations de la Sécurité sociale si utilisés pour prendre en charge le repas et/ou le logement. En outre, le salarié ne pourra être remboursé si ce dernier regagne en réalité son domicile chaque soir.
Au final il n’engage pas de frais supplémentaires. Les indemnités de déplacement sont réintégrées dans la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale.
Il s’agit de rappeler qu’il est impératif de calculer les indemnités de grand déplacement avec attention. En effet, les conditions de ces dernières sont complexes. Les erreurs commises peuvent vite déboucher sur des pénalités financières pour l’entreprise.
Source : URSSAF
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