Un ordre de mission à l’étranger est un document officiel utilisé par les entreprises, les organisations non gouvernementales (ONG) et les institutions pour autoriser et encadrer un voyage ou une mission à l’étranger pour un employé ou un membre de l’organisation.
Un ordre de mission a pour but d’autoriser le salarié à se déplacer à l’étranger, à la demande de son employeur. Ce document atteste du caractère professionnel d’un déplacement. Il permet au salarié de réaliser des missions à l’extérieur de l’entreprise, durant ses horaires de travail.
La réalisation d’un ordre de mission est obligatoire pour tout salarié qui se déplace en voyages d’affaires pour les besoins de son entreprise. Un déplacement professionnel effectué sans ordre de mission pourra être considéré comme un voyage privé.
De plus, un ordre de mission permet à l’employé de bénéficier de plusieurs garanties :
- Avantages et protection du statut professionnel durant le déplacement ;
- Sécurité supplémentaire en cas d’accident de travail survenu hors de l’entreprise ;
- Remboursement des frais professionnels (déplacement, repas et hébergement).
En ce qui concerne l’employeur, établir des ordres de mission à chaque déplacement de ses salariés permet de mieux encadrer les dépenses correspondantes et la gestion des notes de frais.
C’est également le moyen de rappeler les règles de l’entreprise pendant un déplacement professionnel, les mesures de sécurité à suivre selon la destination et les assurances mises en place par l’entreprise, notamment l’assistance-rapatriement.
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Voici un exemple de modèle d’ordre de mission à l’étranger que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques :
ORDRE DE MISSION À L’ÉTRANGER
*Nom de l’Organisation
*Adresse de l’Organisation
*Ville, Code postal
*Téléphone de l’Organisation
*Site Web de l’Organisation
ORDRE DE MISSION
*Date de l’Ordre de Mission:
Informations sur le Voyageur:
*Nom du Voyageur:
*Fonction/Poste:
*Numéro de Passeport:
*Date de Naissance:
*Téléphone de Contact:
*Adresse Électronique:
Détails de la Mission:
*Destination:
*Dates de la Mission:* Du [Date de Départ] au [Date de Retour]
*Objectif de la Mission:
Itinéraire de Voyage:
*Vol Aller:
– Départ de [Ville de Départ] le [Date de Départ] à [Heure de Départ]
– Arrivée à [Ville de Destination] le [Date d’Arrivée] à [Heure d’Arrivée]
*Vol Retour:
– Départ de [Ville de Destination] le [Date de Retour] à [Heure de Départ]
– Arrivée à [Ville de Départ] le [Date d’Arrivée] à [Heure d’Arrivée]
Hébergement
*Nom de l’Hôtel:
*Adresse de l’Hôtel:
*Numéro de Téléphone de l’Hôtel:
Frais de Voyage:
*Transport Aérien:
*Hébergement:
*Repas et Frais de Restauration:
*Frais de Déplacement: (Autres Frais de Déplacement, le cas échéant)
Autres Informations
*Assurances: (Détails sur les Assurances de Voyage)
*Procédures de Sécurité:
*Contact d’Urgence: (Nom et Numéro de Téléphone du Contact d’Urgence)
Approbation
Ce plan de mission est approuvé par:
*Nom du Responsable ou Supérieur Hiérarchique:
*Fonction du Responsable:
*Date de l’Approbation:
Signature du Voyageur:
Je certifie que j’ai pris connaissance des détails de cette mission et que je m’engage à les respecter.
*Signature du Voyageur:*
*Date de Signature
Ce modèle d’ordre de mission à l’étranger est une base que vous pouvez personnaliser en fonction des détails spécifiques de la mission et des politiques de votre entreprise. N’oubliez pas de consulter les lois et réglementations locales ainsi que les exigences de visas pour la destination de la mission. Il est également conseillé de consulter les ressources internes de votre organisation pour vous assurer de suivre toutes les procédures et politiques internes applicables, notamment en matière de sécurité.
Enfin, il est également important de consulter un spécialiste des voyages d’affaires ou un service juridique pour vous assurer que votre ordre de mission est conforme à toutes les lois et réglementations applicables.
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